Politique de confidentialité.

Responsable du traitement

STUDIO CAFFÉ SAS (marque Caffé Club), 1348 avenue de la Mer-Raymond Dugrand, 34000 Montpellier, est responsable du traitement des données collectées sur le site et dans l’espace membre. Contact : hello@caffeclub.fr.

Données collectées et bases légales

Les formulaires collectent les données suivantes :

Avec chaque envoi sont aussi enregistrés la langue et l’adresse de la page d’envoi et, s’il y en a, les paramètres de campagne de cette adresse (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content), pour savoir comment vous nous avez trouvés.

Pour une inscription par consentement, le texte exact de la case cochée, sa version et la date de votre accord sont conservés : c’est la preuve de ce que vous avez accepté. Vous pouvez retirer votre accord à tout moment, en écrivant à hello@caffeclub.fr.

Une demande de contact ou de partenariat ne vaut pas inscription à la lettre du club : aucune case n’est cochée à votre place.

Réservation du studio en ligne

Pour réserver le studio, nous enregistrons votre nom et prénom, votre e-mail, votre téléphone, le nombre de personnes, le type de projet, le créneau et les options choisis et la langue de la page. Pour une réservation professionnelle : la raison sociale, et le SIREN et le bon de commande si vous les indiquez. Si vous cochez la case « équipe de tournage », votre message est transmis à notre équipe une fois la réservation payée.

L’adresse de facturation et le numéro de TVA intracommunautaire sont demandés par Stripe sur la page de paiement, puis recopiés dans votre réservation et votre facture.

Finalités et bases légales : exécuter votre réservation (créneau, paiement, facture, remboursement éventuel) au titre du contrat, et conserver les pièces comptables au titre d’une obligation légale.

Preuve de vos acceptations : pour chaque case des conditions, nous conservons le texte exact accepté et sa version, la date, une valeur pseudonymisée de votre adresse IP (la même fonction de hachage avec clé secrète que ci-dessus, l’adresse elle-même n’est jamais enregistrée) et votre navigateur, tronqué. Ces éléments sont archivés 10 ans avec le contrat (article 25.2 des conditions générales).

Le paiement est traité par Stripe, qui agit comme prestataire de paiement. Nous ne voyons ni ne conservons votre numéro de carte. Nous conservons les références de la session et du paiement et les événements que Stripe nous envoie (état du paiement, remboursements), le temps nécessaire au suivi de votre réservation. Avec votre accord exprès (deuxième case), la carte utilisée est enregistrée chez Stripe pour les seuls frais prévus à l’article 10 des conditions générales.

Messages après votre séance

Après votre séance, nous vous envoyons un message de remerciement, qui peut vous inviter une seule fois à donner votre avis. Si vous avez réservé, nous pouvons aussi vous proposer par e-mail une nouvelle séance au studio, prestation analogue à celle que vous avez achetée. Si vous réservez à titre professionnel sans finaliser votre réservation, un rappel peut vous être envoyé ; aucun rappel de ce type n’est envoyé à un particulier.

Base légale : notre intérêt légitime à faire connaître nos offres à nos clients. Vous pouvez vous y opposer à tout moment et sans frais, avec le lien présent dans chaque message ou en écrivant à hello@caffeclub.fr. Ces données servent à cette fin pendant 3 ans après votre dernière réservation ou votre dernier contact.

Espace membre et abonnements

Votre espace utilise votre adresse e-mail, votre nom si renseigné, votre langue, vos réservations, abonnements, factures et mouvements d’heures. Il permet de consulter et gérer ces services. Les références de paiement et d’abonnement sont conservées pour leur suivi ; les coordonnées de carte restent chez Stripe.

La connexion se fait par lien envoyé par e-mail : le lien demandé expire après 20 minutes ; un lien inclus dans un e-mail transactionnel est valable 7 jours. Chaque lien est à usage unique. Nous conservons une valeur hachée du lien, ses dates et sa destination, ainsi que les dates de connexion, de dernière activité et de révocation des sessions et une indication tronquée du navigateur. La gestion de vos services repose sur l’exécution du contrat ; la protection des accès repose sur notre intérêt légitime à sécuriser vos données.

Les liens de connexion, les sessions membre et les accès séance sont supprimés de la base 30 jours après leur échéance ; pour les sessions et les accès séance révoqués plus tôt, le délai part de la révocation. La date de dernière connexion reste sur le compte après ce nettoyage.

Après au moins 3 ans sans activité, le compte est pseudonymisé : son nom et son lien avec la fiche client sont effacés, son e-mail est remplacé par un identifiant pseudonymisé et ses accès sont révoqués. Ce traitement est différé tant qu’un abonnement, une séance, des heures encore utilisables, une connexion ou une opération en cours nécessitent de conserver le compte actif. Les documents contractuels et comptables et le journal des heures restent conservés selon leurs durées propres : il ne s’agit pas d’un effacement de toutes les données.

Ce délai de 3 ans correspond à la durée de notre relation commerciale avec vous : votre espace donne accès à vos factures, à vos réservations et à vos heures.

Protection contre les envois abusifs

Pour limiter les envois abusifs (robots, rafales), l’adresse IP de chaque envoi est transformée par une fonction de hachage avec une clé secrète. L’adresse IP elle-même n’est jamais enregistrée : seule cette valeur pseudonymisée l’est, et elle ne sert qu’à cette protection.

Les compteurs d’envois par heure sont supprimés au bout de 48 heures. La valeur pseudonymisée enregistrée avec une demande ou une inscription est conservée 90 jours, puis effacée.

Destinataires

Vos données sont lues par l’équipe de STUDIO CAFFÉ SAS et enregistrées dans son outil de suivi des demandes. Elles ne sont jamais vendues. Elles sont hébergées par des prestataires techniques qui agissent sur nos instructions :

• Vercel Inc. (hébergement du site ; serveurs à Dublin, Irlande ; société établie aux États-Unis) ;
• Supabase (base de données hébergée dans l’Union européenne ; accès possible pour l’assistance technique depuis l’étranger) ;
• Cloudflare (copies de sauvegarde chiffrées de la base, stockées dans l’Union européenne ; société établie aux États-Unis) ;
• Resend (envoi des e-mails : confirmation, rappels, lettre), États-Unis ;
• Brevo (envoi du SMS de rappel la veille de la séance), société établie en France ;
• Stripe (paiement en ligne des réservations), qui traite aussi certaines données comme responsable de ses propres traitements (lutte contre la fraude, obligations bancaires) ;
• Google, si vous choisissez « Se connecter avec Google » : Google vous identifie et ne nous transmet que votre adresse e-mail vérifiée ; Google fournit aussi l’agenda de l’équipe ;
• Google (Irlande ; transfert possible vers les États-Unis, Data Privacy Framework), pour la mesure d’audience et la publicité, uniquement si vous l’avez accepté dans le bandeau des cookies ;
• Meta Platforms Ireland Limited (Irlande ; transfert possible vers les États-Unis), pour la publicité, une fois le service activé et uniquement si vous l’avez accepté dans le bandeau des cookies.

Certains prestataires sont établis aux États-Unis ou peuvent accéder aux données depuis l’étranger. Ces transferts reposent sur la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 (cadre de protection des données UE–États-Unis, Data Privacy Framework) pour les prestataires américains qui y sont certifiés et, dans les autres cas, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à hello@caffeclub.fr.

Durées de conservation

• Demandes de contact et de partenariat : 3 ans après le dernier contact ;
• Candidatures au coworking non acceptées : 12 mois après la dernière activité ;
• Liste du café : jusqu’à l’ouverture concernée, puis 1 an ;
• Lettre du club : jusqu’à votre désinscription ;
• Réservations, preuves d’acceptation et pièces comptables : 10 ans, en archive à accès restreint ;
• Données clients utilisées pour vous proposer de nouvelles séances : 3 ans après votre dernière réservation ou votre dernier contact ;
• Photos d’état des lieux du studio : 6 mois après la location ; si des frais ont été facturés, 13 mois après leur débit ; en cas de litige, jusqu’à sa résolution ;
• Copies de sauvegarde chiffrées de la base : 90 jours au plus ; une donnée effacée peut y subsister jusqu’à ce terme ;
• Messages envoyés (e-mails et SMS) : le contenu est effacé au bout de 90 jours, puis l’adresse, le téléphone et l’objet sont effacés au bout de 365 jours ; les événements techniques d’envoi (remise, rebond) sont supprimés au bout de 90 jours ; l’information sur des frais éventuels reste conservée avec le dossier ;
• Valeur pseudonymisée de l’adresse IP : 90 jours ; compteurs d’envois : 48 heures ;
• Choix de cookies (preuve de votre accord ou de votre refus) : 13 mois ;
• Attribution de campagne liée à une candidature ou demande de contact/partenariat, sans identifiants publicitaires : 13 mois ;
• Source de votre visite et identifiants de clic ou de session Google rattachés à une réservation : 90 jours (le canal d’acquisition est conservé sans ces identifiants).

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, du droit de retirer votre consentement à tout moment et du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès. Écrivez à hello@caffeclub.fr ou à STUDIO CAFFÉ SAS, 1348 avenue de la Mer-Raymond Dugrand, 34000 Montpellier. Nous vous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe ; vous en êtes alors informé dans le premier mois.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Cookies et traceurs

Le site utilise des cookies nécessaires à la réservation et à la connexion. Ils ne servent pas à la publicité ni à mesurer votre navigation.

club_member : maintient votre connexion pendant 30 jours, sans renouvellement automatique. club_seance : donne accès à une seule séance pendant 1 heure. club_tunnel : reconnaît pendant 24 heures le navigateur ayant effectué la réservation pour sécuriser l’accès après paiement. club_login_hint : préremplit votre e-mail et la séance concernée pendant 20 minutes lorsque vous demandez un lien de connexion.

Le site ne dépose aucun cookie de mesure d’audience ni de publicité sans votre accord, et ne charge aucun script de Google ou Meta avant votre choix. Au premier passage, un bandeau vous propose « Tout refuser », « Personnaliser » et « Tout accepter », au même niveau. Il ne charge aucun autre contenu d’un autre site (carte, vidéo ou police).

Deux finalités, que vous acceptez ou refusez séparément :

• Mesure d’audience (Google Analytics 4) : savoir quelles pages sont consultées et comment vous êtes arrivé sur le site. Dépose des cookies Google Analytics.
• Publicité (Google Ads et Meta, Facebook et Instagram) : mesurer les réservations et candidatures issues des annonces. Avec votre accord, des identifiants publicitaires et des événements peuvent être transmis à ces plateformes ; des coordonnées hachées peuvent servir au rapprochement. Le hachage ne rend pas ces données anonymes.

Google et, une fois le service activé, Meta Platforms Ireland Limited sont destinataires des données publicitaires que vous avez autorisées ; un transfert vers les États-Unis est possible dans le cadre du Data Privacy Framework (voir « Destinataires »). Aucune balise n’est chargée sur le tunnel de réservation, la confirmation ni les pages privées.

Votre choix est enregistré dans un cookie (cc_consent) pour 6 mois, avec un identifiant aléatoire qui nous sert de preuve, conservée 13 mois. Un refus est conservé 6 mois, et un retrait coupe le suivi dans votre navigateur. Dès sa réception par le serveur, il annule les envois en attente qui en dépendaient. Si le réseau ou le serveur est indisponible, un cookie technique de reprise (cc_consent_pending, au plus 6 mois) conserve le retrait à transmettre au prochain chargement, retour sur la page ou retour du réseau. Les envois déjà effectués ne peuvent pas être rappelés. Si vous acceptez, la source de votre visite (paramètres de campagne, page d’arrivée) est gardée dans un cookie (cc_attr) pour la rattacher à une réservation ; ce cookie et les identifiants de clic sont supprimés à 90 jours.

Vous pouvez modifier votre choix à tout moment avec le lien « Gérer les cookies » du pied de page.

En HTTPS, les noms des cookies techniques de réservation et de connexion portent le préfixe __Host-. Ces cookies techniques ne sont pas accessibles aux scripts de la page. Vous pouvez les supprimer dans votre navigateur ; il faudra alors vous reconnecter ou demander un nouveau lien pour accéder à votre séance.